國(guó)家社會(huì)秩序的建立與維護(hù)靠的是法律與道德，企業(yè)內(nèi)部秩序的建立靠的是制度和文化。沒(méi)有健全的法律和制度就不可能有科學(xué)、規(guī)范的現(xiàn)代企業(yè)管理。企業(yè)應(yīng)通過(guò)制度體系建設(shè)，發(fā)揮制度在企業(yè)管理中的規(guī)范、引領(lǐng)和推動(dòng)作用，通過(guò)打造企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，最終實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略遠(yuǎn)景與目標(biāo)。
作為企業(yè)管理重要的一環(huán)，制度體系建設(shè)是一個(gè)制訂制度和執(zhí)行制度并在實(shí)踐中檢驗(yàn)和完善制度的動(dòng)態(tài)過(guò)程，并隨著企業(yè)的成長(zhǎng)而不斷的建立、健全、規(guī)范與完善。
在我們經(jīng)歷的諸多管理咨詢(xún)項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)在制度體系建設(shè)上，存在四大常見(jiàn)問(wèn)題。
——編者語(yǔ)
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很多客戶(hù)會(huì)認(rèn)為制度數(shù)量多意味著制度完善，但實(shí)際上制度體系是否完善，不能以數(shù)量多寡而論，更多的則要看“制度內(nèi)容”是否滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)管理的需求。
現(xiàn)實(shí)中企業(yè)的制度內(nèi)容不完善，大多源于企業(yè)未根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境、戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理要求而進(jìn)行整體規(guī)劃。有的企業(yè)制度建設(shè)責(zé)任不明確不合理，也會(huì)造成制度內(nèi)容的不協(xié)調(diào)、相沖突。有的企業(yè)制度建設(shè)政出多門(mén)，各部門(mén)各自制定職能范圍內(nèi)制度，最后也會(huì)造成制度間的銜接和匹配性較差，甚至彼此矛盾。有的企業(yè)主體制定者對(duì)制度的認(rèn)知不準(zhǔn)確，在制訂時(shí)太寬泛，當(dāng)出現(xiàn)了漏洞、不好執(zhí)行時(shí)，則又不斷以“補(bǔ)充通知”的形式“打補(bǔ)丁”應(yīng)付，結(jié)果嚴(yán)重破壞了制度內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性。有的企業(yè)甚至出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題、解決一個(gè)問(wèn)題就出臺(tái)一個(gè)制度的現(xiàn)象。
我們以為，企業(yè)在制度建設(shè)上應(yīng)以國(guó)家法律體系建設(shè)為借鑒。從效力范圍和級(jí)別上進(jìn)行分類(lèi)分層。
國(guó)家將法律體系劃分為憲法、法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例和單行條例、行政規(guī)章等，且明確不同效力范圍和級(jí)別的法文由不同立法主體來(lái)制定，并確立憲法為國(guó)家具最高效力根本大法、是制定其他一切法文根本遵循的法定地位。因此，企業(yè)一方面在制度體系建設(shè)上，首先也應(yīng)依法依規(guī)制定一部公司級(jí)憲法的《公司章程》，再在其基礎(chǔ)上依次制定公司的基本管理制度和具體管理規(guī)章，直至部門(mén)管理規(guī)定。
這樣將制度合理分級(jí)，也便于提高制度管理的審批效率和適用性。另一方面在制度內(nèi)容建設(shè)上，應(yīng)結(jié)合戰(zhàn)略規(guī)劃、管控模式、業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)、管理活動(dòng)等進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)，從而最大程度地規(guī)范、保障企業(yè)一切經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的需要。
求是咨詢(xún)觀察到，在實(shí)踐中企業(yè)往往存在著制度管理環(huán)節(jié)不完善的現(xiàn)象。比如存在缺乏制度宣貫，制度執(zhí)行過(guò)程中形多實(shí)少、流于形式，制度執(zhí)行反饋與評(píng)估不足，缺乏制度執(zhí)行的監(jiān)督措施，對(duì)制度執(zhí)行檢查考核不力等現(xiàn)象。
對(duì)于企業(yè)來(lái)講，制度編制、發(fā)布的目的是在日常管理活動(dòng)中運(yùn)用。企業(yè)規(guī)章制度需要在發(fā)布后進(jìn)行大量的管理工作，如通過(guò)宣貫，讓企業(yè)員工知曉繼而遵守。同時(shí)，制度不是寫(xiě)在紙上的文件，它是企業(yè)管理的重要依據(jù)和工具，制度的執(zhí)行是制度體系建設(shè)的目的和制度管理的核心。如果寫(xiě)出來(lái)就束之高閣，最終制度建設(shè)和制度執(zhí)行形成“兩張皮”，完全失去制度的約束力和激勵(lì)作用，也難以達(dá)到企業(yè)的管理目的。
對(duì)制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，需要建立有效反饋機(jī)制，同時(shí)建立客觀的評(píng)估方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期的有效的評(píng)估，以保證制度的針對(duì)性、及時(shí)性和系統(tǒng)性。此外，在制度執(zhí)行過(guò)程中還需要建立約束和監(jiān)督機(jī)制，制定一整套的執(zhí)行、監(jiān)督、改進(jìn)辦法，依靠制度來(lái)保障制度的執(zhí)行，杜絕人治，不讓人為的干預(yù)破壞制度的嚴(yán)肅性。重要的是，制度管理也是一個(gè)典型的PDCA循環(huán)。在一定周期，需要對(duì)制度落實(shí)效果進(jìn)行考核，便于對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善。如果考核力度不夠，執(zhí)行與否與員工利益的關(guān)聯(lián)度較低，最終在員工心目中便會(huì)失去對(duì)制度的敬畏。
我們?cè)诳蛻?hù)資料中經(jīng)常看到制定于十幾年前的制度，期間企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、組織機(jī)構(gòu)發(fā)生了大量變化，但其管理制度并未進(jìn)行及時(shí)修訂，經(jīng)常出現(xiàn)有制度不適用、找不到某個(gè)制度的管理主體部門(mén)、現(xiàn)有的工作流程早已不同于制度中的要求等，最后在管理過(guò)程中只能一事一議，這些制度名存實(shí)亡。
對(duì)于企業(yè)來(lái)講，定期對(duì)制度進(jìn)行梳理、優(yōu)化、修訂至關(guān)重要。有什么樣的企業(yè)管理制度、有什么樣的企業(yè)管理制度的實(shí)施效果就有什么樣的發(fā)展成效。規(guī)范性與創(chuàng)新性的企業(yè)管理制度也是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要組成部分。
如制度的版本控制和發(fā)布缺乏統(tǒng)一管理、制度文本各形各色等。我們建議在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部制度的形式要統(tǒng)一規(guī)范，如制度的層級(jí)、名稱(chēng)、文本格式、遣詞造句要求、發(fā)文流程等，應(yīng)由制度歸口管理部門(mén)出臺(tái)專(zhuān)門(mén)的“制度管理制度”進(jìn)行規(guī)范要求，各部門(mén)在撰寫(xiě)制度文本、申請(qǐng)制度審核與上會(huì)審批時(shí)，均需遵照?qǐng)?zhí)行，這樣也最終便于審核者、審批者、以及使用者查找與理解。
總之，制度體系建設(shè)是企業(yè)管理重要而基礎(chǔ)性工作，制定一套完整的企業(yè)內(nèi)部管理制度，同時(shí)構(gòu)建一套能夠保障制度體系規(guī)范化運(yùn)作的機(jī)制，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的必要條件。
在當(dāng)前深化改革的形勢(shì)下，制度體系建設(shè)日益成為企業(yè)發(fā)展中的根本性問(wèn)題，加強(qiáng)制度體系建設(shè)將成為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。