中國(guó)具影響力和公信力管理咨詢機(jī)構(gòu)
中國(guó)特色管理智慧產(chǎn)業(yè)集成商

2023年9月期刊

企業(yè)制度體系，是員工在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中共同遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的保障機(jī)制。一家小公司，在制度不健全的情況下，依靠管理者的經(jīng)驗(yàn)和能力或許可以維持公司正常運(yùn)營(yíng)，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，再單純依靠“人治”顯然是不夠的；大公司擁有較為復(fù)雜的組織架構(gòu)和更多的員工，更需要依靠“法治”即規(guī)范的制度體系來保障公司的良好運(yùn)營(yíng)。成功的企業(yè)離不開健全的制度體系以及制度的有效執(zhí)行。建立健全企業(yè)制度體系，可以采取以下五個(gè)步驟有序推進(jìn)。

第一步，構(gòu)建企業(yè)制度體系框架

構(gòu)建企業(yè)制度體系框架，簡(jiǎn)單地說就是要明確企業(yè)需要制定哪些制度，并對(duì)制度進(jìn)行分層、分類，明確不同制度之間的關(guān)系。從求是咨詢實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，許多企業(yè)缺乏對(duì)制度體系框架的頂層設(shè)計(jì)和系統(tǒng)思考，在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過程中，經(jīng)常是遇到問題感覺缺少制度就臨時(shí)制定制度，然后不停地“打補(bǔ)丁”。由于這些制度缺乏整體規(guī)劃，不同制度由不同部門制定，各部門對(duì)企業(yè)其它部門制定的制度缺乏足夠了解，造成企業(yè)制度體系混亂，經(jīng)常出現(xiàn)關(guān)鍵制度缺失、不同制度之間相互掣肘等現(xiàn)象。完善的制度體系應(yīng)該系統(tǒng)規(guī)劃，“橫到邊、縱到底”，能夠覆蓋企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

通常情況下，企業(yè)制度從橫向上可以分為五大類：公司治理類、基礎(chǔ)管理類、業(yè)務(wù)管理類、職能管理類、監(jiān)督控制類，每個(gè)大類中再劃分為若干個(gè)子類。

以公司治理類制度為例，在各子類之下通常還包括以下具體制度：《章程》、《股東（大）會(huì)議事規(guī)則》、《黨組織會(huì)議事規(guī)則》、《董事會(huì)議事規(guī)則》、《監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則》、《總經(jīng)理辦公會(huì)議事規(guī)則》（或《總經(jīng)理工作細(xì)則》）、《董事會(huì)各專門委員會(huì)工作細(xì)則》（如董事會(huì)下設(shè)專門委員會(huì)）、《董事會(huì)秘書工作細(xì)則》、《貫徹落實(shí)“三重一大”決策制度實(shí)施辦法》、《“三重一大”事項(xiàng)決策權(quán)責(zé)清單》等。其中《章程》是公司制企業(yè)注冊(cè)成立必須要依據(jù)《公司法》制定的制度，是公司的“根本大法”，在企業(yè)制度中具有權(quán)威性、唯一性、根本性和不可隨意更改性。

除以上類別制度，國(guó)有企業(yè)還需要重點(diǎn)從兩個(gè)方面強(qiáng)化制度體系建設(shè)：一方面，需要依據(jù)財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等內(nèi)控政策，滿足國(guó)企制度體系建設(shè)合規(guī)性方面的要求；另一方面，需要強(qiáng)化黨建管理類制度體系建設(shè)，具體包括黨組織管理、紀(jì)檢管理、工會(huì)管理、團(tuán)委管理等子類別制度。

企業(yè)制度從縱向上來看，根據(jù)管理的層次、幅度和授權(quán)決策次序，企業(yè)制度可以分四個(gè)層級(jí)：第一級(jí)為公司治理類制度；第二級(jí)為基礎(chǔ)（或基本）管理類制度；第三級(jí)為業(yè)務(wù)管理類制度、職能管理類制度和監(jiān)督控制類制度；第四級(jí)為具體操作規(guī)范及手冊(cè)，如質(zhì)量手冊(cè)等。在制定下級(jí)制度時(shí)，應(yīng)依照上級(jí)制度的精神和思路制定，下級(jí)制度不得與上級(jí)制度相沖突。

第二步，對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估

完成企業(yè)制度體系框架構(gòu)建之后，需要將新構(gòu)建的制度體系框架與現(xiàn)有制度進(jìn)行對(duì)照分析，梳理缺失的制度和應(yīng)廢止的制度；并對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行評(píng)估，梳理需要修訂完善的制度。

現(xiàn)有制度可以從以下幾個(gè)維度著手進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估：管理目標(biāo)是否明確？管理內(nèi)容是否完整？制度結(jié)構(gòu)是否清楚？制度權(quán)責(zé)是否明晰？是否有利于有效執(zhí)行？是否有利于檢查考核？制度形式是否清晰明了、重點(diǎn)突出、易讀懂、可傳遞？

基于新構(gòu)建的制度體系框架與現(xiàn)有制度對(duì)照分析情況，以及現(xiàn)有制度評(píng)估情況，制定清晰的企業(yè)制度體系建設(shè)計(jì)劃，明確需要新增、修訂、廢止的制度有哪些，以及具體的責(zé)任部門與時(shí)間計(jì)劃安排。

第三步，制定或修訂制度文件

企業(yè)制度的制定要遵循以下四個(gè)原則：

﹡一是全面性。制度體系在深度和廣度上支持運(yùn)營(yíng)管理，杜絕制度真空；

﹡二是操作性。制度內(nèi)容的原則性與可操作性相結(jié)合，杜絕流于形式；

﹡三是系統(tǒng)性。制度內(nèi)容之間相互配套，杜絕矛盾沖突；

﹡四是穩(wěn)定性。制度在一定時(shí)期內(nèi)具有相對(duì)確定性，禁止朝令夕改。

規(guī)范的企業(yè)制度通常由封面、次封面、目錄、標(biāo)題、正文、附錄等部分組成。

企業(yè)制度封面應(yīng)由標(biāo)題、制度（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）編號(hào)、發(fā)布日期及實(shí)施日期等組成。

企業(yè)制度次封面應(yīng)套用封面格式并標(biāo)識(shí)編制、校對(duì)、審核、形式審查、審定人員的姓名。

制度正文是制度的關(guān)鍵所在，從格式到內(nèi)容都應(yīng)該盡可能規(guī)范。內(nèi)容較簡(jiǎn)單的制度可按“一條到底”式逐條編寫，內(nèi)容較多的制度則應(yīng)采用“分章貫條”式編寫，每個(gè)部分冠以小標(biāo)題、標(biāo)題前面的序號(hào)用第一章、第二章……表示，每個(gè)部分下分若干條時(shí)，用第一條、第二條……表示，正文所有條連續(xù)編號(hào)；層次較多時(shí)，若干條下設(shè)順序編號(hào)（一）、（二）、（三）……，其下按1、2、3……進(jìn)行編號(hào)，再其下又可按（1）、（2）、（3）……進(jìn)行編號(hào)。

制度正文內(nèi)容可參考以下指導(dǎo)性框架進(jìn)行編寫或修訂：

（一）總則  

總則主要包括以下內(nèi)容：目的（明確該制度要解決的實(shí)際問題和要達(dá)到的控制目標(biāo)）；適用范圍（明確該制度的適用范圍或應(yīng)用領(lǐng)域）；特定術(shù)語（如需要，應(yīng)對(duì)該制度中使用的概念、定義和標(biāo)準(zhǔn)給出一個(gè)完整、統(tǒng)一和明確的解釋）；相關(guān)部門/人員的職責(zé)（明確該制度的歸口管理部門、相關(guān)部門，及其職責(zé)和權(quán)限）；制定原則和依據(jù)文件（制度制定需要遵循的相關(guān)原則和本制度相關(guān)依據(jù)文件）。

（二）主體內(nèi)容  

明確該制度所要闡述的具體內(nèi)容、項(xiàng)目和要求，包括所涉及到的程序、方法、措施、評(píng)估和控制方法及標(biāo)準(zhǔn)等，當(dāng)內(nèi)容與要求涉及部門較多時(shí)，應(yīng)明確各部門間的協(xié)作關(guān)系、協(xié)作方式和相互制約關(guān)系，程序化的內(nèi)容應(yīng)盡可能按照流程的要求編制，并附相關(guān)流程圖。主體內(nèi)容可按層次分章、條編寫。

（三）附則  

明確該制度文件的解釋部門、實(shí)施的起始日期等。

企業(yè)制度的附錄應(yīng)包括與該制度文件相關(guān)的流程圖、表單等。

制定制度時(shí)，由于某種原因，只需要在短時(shí)間內(nèi)執(zhí)行，或需要等待條件成熟后修改，可在制度名稱后加“暫行”二字。“暫行”制度最長(zhǎng)不得超過一年，制度起草部門應(yīng)在暫行期過后，及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂或廢除；無需修訂的，由制度管理部門取消“暫行”式樣，并在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行通知。

不成熟或在企業(yè)從未執(zhí)行過，又不能準(zhǔn)確地估計(jì)出執(zhí)行效果的制度，可在制度名稱后加“試行”二字。制度起草部門必須在一年后作出總結(jié)進(jìn)行修訂或廢除；無需修訂的，由制度管理部門取消“試行”式樣，并在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行通知。

第四步，完善配套流程、表單文件

流程與制度是企業(yè)管理中相互聯(lián)系、相互影響的一對(duì)，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。許多制度本身就對(duì)程序有著具體規(guī)范性要求，流程、表單是制度的有機(jī)組成部分。

企業(yè)制度配套流程、表單的設(shè)計(jì)需要遵循以下原則：

一是簡(jiǎn)潔易懂。避免因過多的信息、錯(cuò)綜復(fù)雜的呈現(xiàn)方式導(dǎo)致使用者難以理解；

二是邏輯清晰。流程、表單的邏輯、步驟應(yīng)清晰、合理；

三是要素齊全。以表單為例，一般包括：表單名稱、版本號(hào)、表頭信息、具體內(nèi)容信息、簽批意見、填表說明等要素。

此外，表單還可以設(shè)計(jì)必要的模板及填寫好的示例，從而幫助使用者更好地去理解和使用。

第五步，對(duì)制度進(jìn)行宣貫和檢查評(píng)估

制度設(shè)計(jì)的完善性和執(zhí)行的有效性，是制度體系建設(shè)的兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。完成制度體系設(shè)計(jì)后，還需要對(duì)制度成果文件進(jìn)行宣貫、跟蹤檢查、持續(xù)修訂，這樣制度才能有效落地執(zhí)行，并完成PDCA（計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理）這一閉環(huán)管理。許多企業(yè)將制度體系建設(shè)等同于制度體系設(shè)計(jì)，完成制度體系設(shè)計(jì)后，雖然進(jìn)行了制度的發(fā)布，卻鮮有人知，然后多年束之高閣。

企業(yè)應(yīng)該高度重視制度的宣貫與后續(xù)管理工作，制定制度宣貫工作計(jì)劃，對(duì)宣貫主體、宣貫內(nèi)容、宣貫對(duì)象、宣貫方式等進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，促進(jìn)各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行；并定期對(duì)制度設(shè)計(jì)的完善性和執(zhí)行的有效性進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，進(jìn)一步完善制度、強(qiáng)化執(zhí)行，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。

作者：北京求是聯(lián)合管理咨詢有限責(zé)任公司 陳高杰